Cuando un empleado viaja por trabajo, los gastos de desplazamiento, dietas y kilometraje suelen acumularse en tickets sueltos que llegan semanas después, dificultando tanto el reembolso rápido al empleado como el control del gasto por parte del negocio.
Qué tipos de gasto conviene diferenciar
- Kilometraje propio, cuando el empleado usa su vehículo particular para el desplazamiento.
- Dietas de manutención, con o sin pernocta según el tipo de viaje.
- Gastos directos justificados: transporte público, alojamiento, otros gastos con ticket o factura.
Por qué conviene que el empleado registre el gasto en el momento, no al volver
Cuantos más días pasan entre el gasto y su registro, más fácil es que se pierda un ticket o que se olvide algún detalle relevante (el motivo del desplazamiento, el cliente visitado). Registrar el gasto en el momento, por ejemplo con una foto del ticket desde el móvil, evita ese problema.
Cómo agilizar el reembolso sin perder el control
Tener un flujo claro de aprobación (quién revisa y aprueba cada gasto antes del reembolso) permite agilizar el pago al empleado sin renunciar al control, especialmente si los gastos por debajo de un importe determinado se aprueban de forma más ágil que los excepcionales.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se calcula el importe del kilometraje?
Con carácter general se aplica un importe por kilómetro recorrido, cuya cuantía y tratamiento fiscal conviene confirmar con tu asesoría, ya que puede variar según la normativa vigente.
¿Las dietas están sujetas a algún límite para no tributar?
Con carácter general existen límites e importes exentos aplicables a las dietas, que dependen de factores como si hay pernocta o no; consulta los importes vigentes con tu asesoría fiscal.
¿Qué pasa si un empleado pierde un ticket de gasto?
Es recomendable tener una política clara para estos casos (una declaración responsable, por ejemplo), aunque lo ideal es evitar la pérdida digitalizando el ticket en el momento del gasto.
Sigue leyendo
Consulta también cómo funciona la digitalización de tickets con OCR y cómo controlar gastos y evitar sorpresas en tu pyme.
Contenido informativo general; con carácter particular, consulta siempre con tu asesoría fiscal para tu caso concreto.
