El OCR (reconocimiento óptico de caracteres) permite que una fotografía de un ticket o una factura de gasto se convierta automáticamente en un registro de gasto, sin que tengas que teclear el importe, la fecha o el proveedor a mano.
Cómo funciona la digitalización con OCR
- Haces una foto o subes una imagen del ticket o la factura de gasto.
- El sistema lee automáticamente los datos: importe, fecha, proveedor, y en muchos casos el concepto.
- El gasto queda registrado, listo para revisar o corregir si algún dato no se ha leído bien.
- El justificante original queda guardado digitalmente, sin necesidad de conservar el papel.
Cuánto tiempo ahorra frente a introducir gastos a mano
Introducir manualmente cada ticket (fecha, importe, proveedor, categoría) puede llevar uno o dos minutos por gasto. Para un negocio con decenas de tickets al mes, eso se traduce en horas dedicadas solo a transcribir datos que el OCR puede leer automáticamente en segundos.
Qué hacer cuando el OCR no lee bien un dato
Ningún sistema de OCR acierta al cien por cien, especialmente con tickets arrugados o mal impresos. Por eso conviene revisar los gastos digitalizados antes de darlos por buenos, corrigiendo manualmente el dato puntual que no se haya leído correctamente, en lugar de confiar ciegamente en la lectura automática.
Preguntas frecuentes
¿Puedo digitalizar un ticket desde el móvil?
Sí, la mayoría de sistemas de OCR para gestión de gastos permiten fotografiar el ticket directamente desde el móvil en el momento, sin tener que guardarlo para escanearlo más tarde.
¿El OCR sirve también para facturas de proveedores, no solo tickets?
Sí, funciona igual con facturas de proveedores en PDF o en papel, no solo con tickets de compra.
¿Puedo conservar el justificante original después de digitalizarlo?
Sí, y de hecho es recomendable conservar el archivo digital del justificante junto al registro del gasto, para tenerlo disponible ante cualquier consulta o inspección.
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