Cuantas más herramientas digitales usa una empresa, más fácil es perder de vista qué licencias tiene activas, cuándo se renuevan y si realmente se están aprovechando, lo que suele traducirse en gasto que pasa desapercibido mes a mes.

Qué información conviene llevar de cada licencia de software

• Fecha de renovación, para decidir con tiempo si conviene mantenerla, cambiar de plan o darla de baja.
• Usuarios con acceso, especialmente en herramientas con coste por usuario, para detectar accesos que ya no se usan.
• Coste periódico, para poder ver el gasto total en software de un vistazo, no herramienta por herramienta.

Por qué las renovaciones automáticas son las que más fácil se olvidan

Muchas licencias se renuevan automáticamente si no se cancelan a tiempo, así que sin un registro claro de fechas de renovación es fácil seguir pagando por herramientas que ya no se usan, simplemente porque nadie se acordó de darlas de baja a tiempo.

Cómo detectar licencias infrautilizadas

Revisar periódicamente cuántos usuarios usan realmente cada herramienta frente a cuántas licencias se pagan permite ajustar el plan contratado (o cancelarlo) antes de que ese gasto se acumule mes tras mes sin que nadie lo note.

Preguntas frecuentes

¿Cómo sé si una licencia se está aprovechando o no?

Revisando periódicamente el uso real frente a los usuarios con acceso asignado; muchas herramientas ofrecen estadísticas de uso que facilitan esta revisión.

¿Debo centralizar todas las licencias en un mismo registro, aunque las pague cada departamento?

Es recomendable tener una visión conjunta, aunque el pago esté repartido, para evitar que se dupliquen herramientas similares contratadas por distintos departamentos sin saberlo.

¿Qué hago con las licencias de empleados que ya no están en la empresa?

Revocar el acceso y dar de baja la licencia debería ser parte del proceso de offboarding, para no seguir pagando por usuarios que ya no la necesitan.

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Consulta también cómo organizar la documentación digital de la empresa y cómo gestionar el offboarding de un empleado.