Una factura proforma es un documento informativo que anticipa las condiciones de una futura venta (importe, conceptos, condiciones), pero que no tiene validez fiscal como factura: no genera obligación de pago ni cuenta para tu declaración de impuestos.
Para qué se usa una factura proforma
- Anticipar condiciones al cliente antes de formalizar la venta, similar a un presupuesto pero con formato de factura.
- Trámites de importación o exportación, donde a veces se exige como documento previo.
- Solicitar un anticipo o depósito antes de emitir la factura definitiva.
- Uso interno para que el cliente apruebe internamente un gasto antes de la compra formal.
Diferencias entre factura proforma y factura definitiva
| Aspecto | Factura proforma | Factura definitiva |
|---|---|---|
| Validez fiscal | No tiene validez fiscal | Sí, es un documento fiscal válido |
| Numeración | No sigue la serie oficial de facturación | Sigue la numeración correlativa obligatoria |
| Obligación de pago | No genera obligación de pago | Sí genera obligación de pago |
| Declaración de impuestos | No se declara | Sí, debe declararse en los periodos correspondientes |
Un error habitual: confundir la proforma con la factura real
Un error frecuente es enviar una factura proforma y darla por buena como si fuera la factura definitiva, olvidando emitir después el documento con validez fiscal real. Con carácter general, la factura proforma debe ir siempre seguida de la factura definitiva correspondiente cuando la operación se formaliza.
Preguntas frecuentes
¿Puedo cobrar una factura proforma?
No debería usarse como justificante de cobro, ya que no tiene validez fiscal; para formalizar el cobro es necesario emitir la factura definitiva.
¿Es obligatorio emitir una factura proforma antes de la definitiva?
No, su uso es opcional y depende de si tú o tu cliente necesitáis ese documento previo por motivos comerciales o administrativos.
¿La factura proforma lleva IVA?
Puede reflejar el IVA de forma informativa, igual que un presupuesto, pero al no tener validez fiscal no genera una obligación tributaria real hasta que se emite la factura definitiva.
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Consulta también cómo hacer un presupuesto profesional y qué es VERI*FACTU.
Contenido informativo general; con carácter particular, consulta siempre con tu asesoría fiscal para tu caso concreto.
