Guardar facturas y documentos fiscales «por si acaso», sin ningún criterio de organización, hace que encontrar uno concreto años después sea mucho más complicado de lo necesario, justo cuando más puede urgir tenerlo a mano.

Qué conviene tener en cuenta sobre la conservación de documentos fiscales

• Plazo de conservación: con carácter general existe una obligación de conservar determinados documentos durante varios años; consulta con tu asesoría fiscal el plazo exacto aplicable a cada tipo de documento en tu caso.
• Formato de conservación: en digital, en papel, o ambos, según lo que exija la normativa aplicable a tu actividad.
• Facilidad de acceso, para poder localizar un documento concreto sin tener que revisar todo el archivo.

Por qué un archivo digital bien organizado facilita una inspección o auditoría

Si alguna vez se solicita un documento concreto (por Hacienda, un banco o una auditoría), tenerlo organizado y accesible ahorra tiempo y reduce el riesgo de no poder aportarlo dentro del plazo requerido.

Cómo estructurar el archivo para que sea útil, no solo un cajón digital

Organizar los documentos por año, tipo y, cuando aplique, por cliente o proveedor, permite encontrar lo que se necesita en segundos en lugar de tener que buscar entre cientos de archivos sin criterio.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo debo conservar mis facturas?

Con carácter general existe un plazo mínimo de conservación establecido por la normativa fiscal y mercantil; consulta con tu asesoría fiscal el plazo exacto aplicable a tu tipo de negocio y documento.

¿Es suficiente conservar los documentos solo en digital?

Con carácter general puede serlo si se cumplen determinados requisitos de integridad y legibilidad; consulta con tu asesoría fiscal si tu caso concreto permite prescindir del papel.

¿Qué pasa si no encuentro un documento que me solicitan?

Puede tener consecuencias según el contexto de la solicitud; por eso conviene mantener el archivo organizado y hacer copias de seguridad periódicas, en lugar de confiar solo en la memoria de dónde quedó guardado cada documento.

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