Nombre del autor:BlackHold Consulting

Cómo Facturar las Ventas de tu Tienda Shopify en España Shopify es una de las plataformas más usadas para montar una tienda online, pero tiene un punto ciego que sorprende a muchos autónomos y pymes: no genera facturas fiscalmente válidas en España. Los correos de confirmación de pedido que recibe tu cliente son justificantes de compra, no facturas conforme a la normativa española. Si vendes desde España, esa diferencia te puede costar un disgusto con Hacienda. Por qué Shopify no resuelve la facturación fiscal española Shopify es una plataforma internacional pensada para funcionar en decenas de países con normativas distintas. Sus recibos de pedido no incluyen numeración correlativa, no distinguen correctamente los tipos de IVA aplicables en España y no cumplen los requisitos técnicos de VeriFactu. Por eso la mayoría de tiendas Shopify en España usan una herramienta de facturación conectada o generan las facturas aparte a partir de los pedidos. Qué debe llevar cada factura de tu tienda Shopify Para que una factura sea válida en España necesita, como mínimo: numeración correlativa sin huecos, tus datos fiscales completos (nombre o razón social, NIF, dirección), los datos del cliente cuando aplique, el desglose de base imponible e IVA por tipo, la fecha de expedición y de la operación, y una descripción clara de los productos vendidos. Ninguno de estos campos se completa automáticamente en el recibo estándar de Shopify. IVA en ventas online: régimen general y el régimen OSS Si vendes solo a clientes en España, aplicas el IVA español estándar según el tipo de producto. Pero si tus ventas a consumidores de otros países de la UE superan los 10.000 euros anuales (sumando todas tus ventas intracomunitarias a distancia), debes darte de alta en el régimen OSS (One Stop Shop) y aplicar el IVA del país del comprador, declarándolo todo de forma centralizada. Muchas tiendas Shopify con clientes en varios países de la UE ya están dentro de este régimen sin saberlo, lo que puede generar facturas mal emitidas si no se gestiona correctamente. VeriFactu y tu tienda Shopify Con la entrada en vigor de VeriFactu, los sistemas de facturación deben garantizar la integridad, trazabilidad e inalterabilidad de cada factura emitida, con huella (hash), y remitir los registros a la AEAT o incluir código QR verificable. Shopify, por sí solo, no ofrece esta funcionalidad. Necesitas un sistema de facturación conectado a tu tienda que sí cumpla VeriFactu para no quedar expuesto en una inspección. Cómo automatizar la facturación de tus pedidos Shopify con Clientum La forma más práctica de resolver esto es generar tus facturas desde un sistema pensado para el cumplimiento fiscal español, aplicando el tipo de IVA correcto a cada pedido, con numeración automática y conforme a VeriFactu, sin tener que facturar pedido a pedido de forma manual. Así conviertes cada venta de tu tienda en una factura legal en segundos, sin depender del recibo de Shopify. Conclusión Vender en Shopify no te exime de las obligaciones de facturación en España. Cuanto antes conectes tus pedidos a un sistema que aplique el IVA correcto, numere tus facturas y cumpla VeriFactu, antes dejarás de facturar a mano o de improvisar. En Clientum puedes automatizar la facturación de tu tienda online de forma sencilla. Solicita una demo y compruébalo. Fotografía: Kampus Production / Pexels.

Cómo Facturar Correctamente los Cobros de PayPal como Autónomo en España PayPal es una de las formas más habituales de cobrar entre autónomos y freelancers, especialmente cuando se trabaja con clientes internacionales o se venden productos y servicios online. Sin embargo, es muy frecuente la duda de si el propio PayPal genera automáticamente la factura que necesitas, o si el correo de confirmación de pago es suficiente para Hacienda. En este artículo aclaramos cómo facturar correctamente cuando cobras a través de PayPal. Lo que envía PayPal no es tu factura Cuando recibes un pago por PayPal, la plataforma envía una notificación y genera un registro de la transacción dentro de tu cuenta, con el importe, la fecha y los datos del pagador. Esto es un justificante de que el dinero ha entrado en tu cuenta, pero no cumple automáticamente los requisitos de una factura española: no lleva la numeración correlativa de tu propia serie de facturación, ni desglosa el IVA de la operación de la forma en que exige la normativa, ni incluye tus datos fiscales completos como emisor de una factura. Por qué necesitas emitir tu propia factura igualmente Como autónomo, la obligación de facturar nace de la operación económica que realizas (una venta, un servicio prestado), no del medio de cobro que utilices. Esto significa que, cobres por transferencia, tarjeta, PayPal o cualquier otra pasarela, tienes que emitir tú mismo la factura correspondiente a esa operación, con tu numeración, tus datos fiscales y el IVA (o su exención, según el caso) correctamente reflejado. Esto es especialmente importante si tu cliente es otro autónomo o empresa que necesita la factura para deducirse el gasto o el IVA soportado: el registro de PayPal no le sirve para eso, necesita tu factura completa. Casos habituales: clientes nacionales, de la UE y de fuera de la UE Si facturas a un cliente en España, aplicarás el IVA que corresponda a tu actividad de forma general. Si facturas a un cliente autónomo o empresa de otro país de la Unión Europea, es habitual aplicar la inversión del sujeto pasivo (factura sin IVA, indicando esta circunstancia), siempre que ambas partes estén correctamente identificadas a efectos de IVA intracomunitario. Si tu cliente está fuera de la Unión Europea, generalmente se trata de una exportación de servicios, también sin IVA en muchos casos. En cualquiera de estos escenarios, el hecho de cobrar por PayPal no cambia estas reglas: solo es el medio de pago, no determina el tratamiento fiscal de la operación. Comisiones de PayPal y su reflejo en tu contabilidad PayPal cobra una comisión por cada transacción, que reduce el importe neto que finalmente recibes. A efectos de facturación, debes emitir la factura por el importe total acordado con tu cliente (no por el importe neto tras comisión), y registrar la comisión de PayPal como un gasto propio de tu actividad, normalmente deducible, de forma independiente a la factura emitida al cliente. Cómo simplificar la facturación de tus cobros por PayPal La forma más ordenada de trabajar es emitir la factura desde tu programa de facturación en el momento de cerrar la venta o prestar el servicio, y marcar posteriormente esa factura como cobrada cuando el pago llegue a través de PayPal, en lugar de depender únicamente de las notificaciones de la plataforma para llevar tu control de facturación. Con Clientum puedes emitir tus facturas con la numeración y el IVA correctamente aplicado independientemente del medio de cobro, y llevar el control de qué facturas están cobradas y cuáles siguen pendientes, incluyendo las que recibes a través de PayPal. Preguntas frecuentes ¿Tengo que declarar los ingresos de PayPal aunque no emita factura? Sí. La obligación de declarar los ingresos existe independientemente de si has emitido factura o no, por lo que es importante regularizar cualquier cobro no facturado cuanto antes. ¿PayPal informa a Hacienda de mis cobros? Las entidades de pago pueden estar sujetas a obligaciones de información a las autoridades fiscales según la normativa vigente, por lo que es recomendable declarar correctamente todos tus ingresos, se reciban por el medio que se reciban. ¿Debo emitir factura si el cliente es un particular? Como autónomo, generalmente sí debes emitir factura o, en determinados casos de venta directa, un ticket simplificado, según la naturaleza de tu actividad. ¿Qué pasa si PayPal me devuelve un pago (reembolso)? En ese caso debes emitir una factura rectificativa o un abono correspondiente a la factura original, reflejando la devolución del importe. Conclusión PayPal es una herramienta de cobro muy útil, pero no sustituye tu obligación de emitir factura por cada operación. Entender esta diferencia desde el principio te evita problemas con Hacienda y con tus propios clientes cuando necesitan una factura completa. Si quieres facturar tus cobros de PayPal (y de cualquier otro medio de pago) de forma ordenada y conforme a la normativa española, en Clientum tienes facturación, presupuestos y control de cobros en un mismo sitio. Puedes solicitar una demo sin compromiso. Fotografía: Anete Lusina / Pexels.

Facturar con Stripe en España: Por Qué el Recibo No Es una Factura Legal Cada vez más negocios españoles cobran a través de Stripe: tiendas online, SaaS, cursos digitales, suscripciones o servicios profesionales cobrados con tarjeta. Stripe genera automáticamente un recibo de pago (receipt) tras cada cobro, y muchos autónomos y pequeñas empresas asumen, por error, que ese recibo ya cumple su obligación de facturar. No es así, y entender la diferencia es importante para evitar problemas con Hacienda, especialmente con la llegada de VeriFactu. Qué es exactamente un recibo de Stripe El recibo que genera Stripe tras un cobro confirma que un pago se ha realizado correctamente: importe, fecha, método de pago y un identificador interno de la transacción. Es un justificante de pago, pensado principalmente para el cliente y para la propia gestión de Stripe, pero no es un documento fiscal con validez de factura en España. Qué le falta a un recibo de Stripe para ser una factura válida Una factura española debe incluir, entre otros elementos, los datos fiscales completos del emisor (nombre o razón social, NIF, domicilio) y del destinatario cuando corresponda, una numeración correlativa dentro de una serie propia del negocio, y el desglose de la base imponible y el IVA aplicado como conceptos separados. El recibo de Stripe no incluye estos datos fiscales estructurados ni sigue una numeración correlativa propia de tu negocio: usa identificadores internos de Stripe, no una serie de facturación fiscal. Además, un recibo no permite a tu cliente (si es autónomo o empresa) deducirse el IVA de esa compra, porque no responde a la pregunta que exige Hacienda: qué operación se ha realizado, entre quién y quién, y con qué tratamiento fiscal. El recibo solo confirma que un pago se ha efectuado. VeriFactu añade una exigencia adicional Con la implantación de VeriFactu, las facturas emitidas por negocios sujetos a esta obligación deben generarse desde un sistema informático que cumpla determinados requisitos: encadenamiento de registros mediante hash, posibilidad de incluir un código QR de verificación, y en su caso, remisión de los registros a la Agencia Tributaria según el sistema elegido. Un simple recibo de Stripe no cumple ninguno de estos requisitos, porque no ha sido generado por un sistema de facturación certificado para este fin. Cómo facturar correctamente los cobros de Stripe La forma correcta de operar es mantener Stripe como pasarela de cobro, y emitir tu factura oficial desde tu propio programa de facturación por cada venta o servicio cobrado a través de Stripe, con tu numeración, tus datos fiscales completos y el IVA correctamente desglosado. Esa factura es el documento que debes conservar, declarar y, si tu cliente lo solicita, entregarle como justificante válido. Con Clientum puedes emitir estas facturas de forma ágil por cada cobro recibido a través de Stripe u otras pasarelas de pago, manteniendo la numeración correlativa, el IVA correctamente aplicado y preparando tu negocio para los requisitos de VeriFactu, sin depender únicamente de los recibos automáticos de la pasarela de pago. Preguntas frecuentes ¿Puedo usar el recibo de Stripe como justificante de gasto? No es recomendable como único justificante fiscal. Para que un gasto sea deducible correctamente conviene contar con una factura completa emitida por el proveedor, no solo un recibo de pago. ¿Stripe puede generar facturas válidas para España? Stripe ofrece herramientas de facturación en algunos de sus productos, pero la responsabilidad de que esa factura cumpla la normativa española (numeración, IVA, VeriFactu) recae en cómo la configures o en el software de facturación que utilices junto a Stripe. ¿Qué pasa si nunca he emitido factura por mis cobros de Stripe? Conviene regularizar la situación cuanto antes, emitiendo las facturas correspondientes a los cobros realizados y ajustando tus declaraciones si es necesario, idealmente con el apoyo de tu asesoría. ¿Esto afecta también a otras pasarelas de pago? Sí. El mismo principio aplica a PayPal, Square, o cualquier pasarela de cobro: el justificante de pago que generan no sustituye a la factura fiscal que debes emitir tú como vendedor. Conclusión Stripe es una herramienta excelente para cobrar, pero no para facturar. Confundir el recibo de pago con la factura fiscal es un error habitual que puede generar problemas con Hacienda, especialmente ahora que VeriFactu exige que las facturas se generen desde un sistema de facturación adecuado. Si cobras a través de Stripe u otras pasarelas y quieres emitir tus facturas correctamente desde el primer día, en Clientum tienes facturación adaptada a la normativa española y preparada para VeriFactu. Puedes solicitar una demo sin compromiso. Fotografía: Mikhail Nilov / Pexels.

Facturación Recurrente: Cómo Automatizar Cobros de Suscripciones y Servicios Periódicos Cada vez más autónomos y pymes ofrecen servicios que se cobran de forma periódica: cuotas mensuales de mantenimiento, suscripciones a un producto digital, honorarios recurrentes de asesoría o gestoría, alquileres de equipos, o membresías. Si cada mes tienes que crear manualmente la misma factura para los mismos clientes, es muy probable que estés perdiendo tiempo (y cometiendo errores) que se pueden evitar por completo. En este artículo explicamos qué es la facturación recurrente, qué ventajas aporta automatizarla y qué debes tener en cuenta para hacerlo correctamente a nivel fiscal. ¿Qué es la facturación recurrente? La facturación recurrente consiste en emitir facturas de forma periódica y repetitiva a un mismo cliente, normalmente por un importe fijo (aunque también puede variar), sin necesidad de generar cada documento desde cero. Es habitual en modelos de suscripción, servicios de mantenimiento, cuotas de socios o clientes, alquileres y honorarios profesionales recurrentes. A diferencia de una factura puntual, la recurrente se basa en una plantilla o configuración inicial (cliente, concepto, importe, periodicidad) que se repite automáticamente cada ciclo: mensual, trimestral o anual, según se haya acordado. Por qué automatizar la facturación recurrente Hacerlo manualmente cada mes tiene varios riesgos: olvidar facturar a algún cliente, cometer errores al copiar datos de una factura anterior, retrasar el envío (y por tanto el cobro) simplemente por falta de tiempo, o perder el control de qué clientes están al día y cuáles tienen pagos pendientes. Automatizar este proceso elimina estos riesgos y libera tiempo que se puede dedicar a atender clientes o captar nuevos. Además, una facturación recurrente bien gestionada mejora la previsibilidad de ingresos: sabes de antemano qué vas a facturar cada mes, lo que facilita hacer proyecciones de tesorería más fiables. Qué debe tener en cuenta un autónomo al facturar de forma recurrente Aunque el proceso se automatice, la factura recurrente debe seguir cumpliendo los mismos requisitos legales que cualquier otra: numeración correlativa sin huecos, IVA correctamente aplicado, retenciones de IRPF si corresponde, y conservación de todas las facturas emitidas. También es importante tener un proceso claro para dar de baja a un cliente que cancela su suscripción o servicio, de forma que no se generen facturas después de que la relación haya terminado. Facturación recurrente vs recordatorios manuales Algunos autónomos optan por un sistema intermedio: usar recordatorios en el calendario para acordarse de facturar cada mes, pero seguir creando cada factura a mano. Esto reduce el riesgo de olvidos, pero no elimina el tiempo dedicado ni el riesgo de errores al introducir los datos. La automatización real consiste en que el propio sistema genere y, si se desea, envíe la factura sin intervención manual en cada ciclo. Cómo funciona la facturación recurrente en Clientum Con Clientum puedes configurar una factura recurrente una sola vez (cliente, concepto, importe y periodicidad) y el sistema se encarga de generarla automáticamente en cada ciclo, manteniendo la numeración correlativa y aplicando el IVA y las retenciones correspondientes. Esto es especialmente útil para gestorías, despachos profesionales, empresas de mantenimiento o cualquier negocio con clientes de cuota fija mensual. Preguntas frecuentes ¿La factura recurrente puede tener un importe variable cada mes? Sí, aunque lo habitual es que el importe sea fijo. Si varía (por ejemplo, por consumo), se puede ajustar antes de emitir cada factura del ciclo. ¿Qué pasa si un cliente cancela su servicio a mitad de mes? Debes dar de baja la facturación recurrente para ese cliente y, si corresponde, emitir una factura o abono proporcional al periodo realmente prestado. ¿Es obligatorio enviar la factura automáticamente al cliente? No es obligatorio que el envío sea automático, aunque sí recomendable para agilizar el cobro. Puedes optar por generarla automáticamente y revisarla antes de enviarla. ¿Cambia algo a nivel de IVA si la facturación es recurrente? No. Cada factura recurrente debe declarar el IVA correspondiente en el periodo en que se emite, igual que una factura puntual. Conclusión Si tu negocio factura periódicamente a los mismos clientes, automatizar ese proceso no es solo una cuestión de comodidad: reduce errores, mejora el control de cobros pendientes y te da una visión más clara de tus ingresos recurrentes mes a mes. En Clientum puedes configurar tu facturación recurrente en pocos minutos y dejar que el sistema genere tus facturas automáticamente cada ciclo. Si quieres verlo funcionar con un caso similar al tuyo, puedes solicitar una demo sin compromiso. Fotografía: Pavel Danilyuk / Pexels.