Cuando una empresa recurre a subcontratistas para parte de su trabajo, llevar el control de qué se ha encargado a cada uno, qué se ha entregado y qué queda por facturar es tan importante como controlar las ventas propias, aunque suele recibir menos atención.
Qué información conviene llevar de cada subcontratista
- Condiciones acordadas: tarifas, plazos, alcance del trabajo encargado.
- Trabajos o servicios entregados, con su fecha, para poder verificarlos antes de aprobar la factura correspondiente.
- Documentación en regla, según lo que corresponda a tu sector (seguros, certificados), para evitar problemas si se solicita más adelante.
Por qué conviene verificar el trabajo entregado antes de aprobar la factura
Aprobar automáticamente las facturas de subcontratistas sin verificar que el trabajo se ha entregado según lo acordado puede llevar a pagar por trabajos incompletos o no realizados. Vincular cada factura al trabajo concreto que la justifica facilita esa verificación.
Cómo detectar si un subcontratista genera más incidencias de lo esperado
Si registras los problemas o retrasos asociados a cada subcontratista, puedes identificar con datos si alguno genera incidencias de forma recurrente, y decidir con esa información si conviene renegociar condiciones o buscar alternativas.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre gestionar un subcontratista y un proveedor de materiales?
El seguimiento es similar en cuanto a condiciones y facturación, aunque con un subcontratista suele ser más importante verificar la calidad y el plazo del trabajo entregado, no solo la cantidad recibida.
¿Debo tener un contrato formal con cada subcontratista?
Con carácter general es recomendable formalizar las condiciones por escrito, especialmente en trabajos de cierta envergadura; consulta con tu asesoría legal el modelo más adecuado para tu actividad.
¿Cómo evito duplicar el pago de una factura de subcontratista?
Vinculando cada factura recibida al trabajo concreto que la justifica, en lugar de aprobar facturas de forma aislada sin esa referencia.
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