El miedo a perder el historial de facturas y clientes es la razón número uno por la que muchos negocios se quedan años con un software de facturación que ya no les convence. Con una migración bien planteada, ese riesgo es mucho menor de lo que parece.

Pasos para cambiar de software de facturación sin perder datos

1. Exporta tus datos actuales: clientes, productos y facturas desde tu software actual, normalmente en formato CSV o Excel.
2. Confirma qué admite importar el nuevo software: revisa qué formato exacto de archivo necesita el nuevo proveedor antes de exportar.
3. Importa primero en un entorno de prueba si es posible: para comprobar que los datos se ven correctamente antes de dar el cambio por definitivo.
4. Guarda una copia de tu software antiguo: aunque migres, conserva acceso de solo lectura al sistema anterior durante un tiempo, por si necesitas consultar algo del histórico.
5. Haz el cambio entre periodos de facturación, si puedes elegir cuándo, para minimizar la confusión de tener facturas repartidas entre dos sistemas en el mismo mes.

Qué datos son imprescindibles migrar

Como mínimo, necesitas migrar tu listado de clientes (con sus datos fiscales) y tu catálogo de productos o servicios; el histórico completo de facturas es deseable pero, si el volumen es muy alto, algunos negocios optan por mantener acceso de consulta al sistema antiguo en lugar de migrar años de facturas antiguas.

Preguntas frecuentes

¿Es obligatorio conservar el histórico de facturas antiguas?

Sí, con carácter general existe una obligación de conservación de facturas durante un plazo determinado; confirma con tu asesoría fiscal el plazo exacto aplicable a tu caso y cómo debes conservarlas si cambias de sistema.

¿Puedo perder la numeración de mis facturas al cambiar de software?

No debería, si configuras correctamente la numeración inicial en el nuevo sistema para que continúe donde la dejaste en el anterior, evitando huecos o duplicados.

¿Cuánto tiempo lleva migrar de un software de facturación a otro?

Para un volumen de clientes y productos manejable, la migración básica suele resolverse en pocos días; el histórico completo de facturas puede llevar algo más según el volumen y el formato de origen.

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