Una academia o centro de formación gestiona dos tipos de cobro distintos: la matrícula inicial y la cuota mensual recurrente, además de un seguimiento constante de nuevos alumnos interesados que aún no se han matriculado.
Qué necesita una academia en su software de gestión
- Facturación de matrícula y cuota mensual: dos conceptos distintos, cada uno con su propia lógica de facturación.
- Seguimiento de interesados: tratar a cada alumno potencial como una oportunidad, desde la primera consulta hasta la matrícula.
- Cobro recurrente automatizado: generar la cuota mensual de cada alumno sin crearla a mano cada vez.
- Control de bajas: que un alumno que se da de baja deje de facturársele automáticamente.
De interesado a alumno matriculado
Con Clientum puedes llevar el seguimiento de cada persona interesada en tu academia como una oportunidad dentro del CRM, y una vez matriculada, configurar su cuota mensual como factura recurrente sin tener que crearla a mano cada mes.
Evitar cobrar a alumnos que ya se han dado de baja
Uno de los errores más frecuentes en academias es seguir facturando la cuota mensual a un alumno que ya dejó el curso. Tener la facturación recurrente ligada directamente a la ficha del alumno, y darla de baja en el mismo sitio donde gestionas su matrícula, reduce ese tipo de errores.
Preguntas frecuentes
¿Puedo tener alumnos con distintas cuotas según el curso?
Sí, cada alumno puede tener su propia configuración de facturación recurrente según el curso o plan que haya contratado.
¿Puedo hacer seguimiento de alumnos que aún no se han matriculado?
Sí, puedes llevarlos como oportunidades en el CRM, viendo en qué fase del proceso de decisión están antes de convertirse en alumnos.
¿La factura de matrícula tiene que cumplir VERI*FACTU?
Sí, tanto la factura de matrícula como la cuota mensual deben cumplir los mismos requisitos de VERI*FACTU que cualquier otra factura emitida por tu academia.
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