Más allá de los gastos de viaje, los empleados a veces adelantan de su bolsillo compras de material, suministros u otros gastos menores para la empresa. Sin un proceso claro de reembolso, esos tickets suelen acumularse sin revisar durante semanas.
Qué conviene definir sobre el reembolso de gastos generales
- Qué tipo de gastos son reembolsables, para que el empleado sepa de antemano qué puede adelantar.
- Plazo para presentar el justificante, para evitar que se acumulen tickets antiguos difíciles de verificar.
- Responsable de aprobar cada reembolso, antes de proceder al pago.
Por qué un proceso lento de reembolso genera fricción con el equipo
Si un empleado adelanta dinero de su bolsillo y tarda semanas en recuperarlo, es razonable que empiece a evitar hacerlo, aunque sea necesario para la empresa. Un proceso ágil de reembolso evita ese desgaste.
Cómo digitalizar el registro de estos gastos
Fotografiar el ticket en el momento de la compra y registrarlo de inmediato, en lugar de guardar el papel para más adelante, reduce el riesgo de perder justificantes y agiliza la revisión posterior.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre este reembolso y la caja chica?
La caja chica es un fondo que la empresa mantiene disponible para gastos menores inmediatos; el reembolso de gastos generales se refiere a cuando es el propio empleado quien adelanta el dinero y lo recupera después.
¿Debo fijar un límite máximo por gasto reembolsable?
Con carácter general es recomendable fijar un umbral a partir del cual se requiera autorización previa, para evitar gastos elevados adelantados sin control.
¿Estos reembolsos tienen algún tratamiento fiscal específico?
Con carácter general puede haberlo dependiendo del tipo de gasto; consulta con tu asesoría fiscal cómo deben registrarse correctamente en tu caso.
Sigue leyendo
Consulta también cómo gestionar la caja chica de pequeños gastos y cómo gestionar gastos de viaje, dietas y kilometraje.
