Errores imperdonables en la adaptación a VeriFactu y cómo evitarlos con tu ERP
Introducción
La entrada en vigor de VeriFactu está obligando a todas las pymes y autónomos en España a transformar su forma de facturar. Sin embargo, la transición no siempre es sencilla.
Muchas empresas, por desconocimiento o mala planificación, cometen errores que les cuestan tiempo, dinero y, lo más grave, sanciones de Hacienda.
En esta guía vamos a repasar los errores más frecuentes al adaptarse a VeriFactu, por qué son tan peligrosos y, lo más importante, cómo evitarlos gracias a un ERP en la nube adaptado como Clientum.
1. Esperar al último momento para adaptarse
- ❌ Error: retrasar la implantación hasta que la ley ya es obligatoria.
- 🔎 Riesgo: colapso, errores y sanciones por incumplimiento.
- ✅ Solución: planificar la transición con meses de antelación, usando demos y pruebas piloto.
2. Confiar en Excel o programas obsoletos
- ❌ Error: pensar que bastan plantillas de Word o Excel.
- 🔎 Riesgo: facturas no válidas y falta de firma electrónica.
- ✅ Solución: migrar a un ERP que genere facturas en formato Facturae y cumpla con VeriFactu.
3. No depurar los datos antes de migrar
- ❌ Error: importar clientes, facturas antiguas y duplicados sin revisión.
- 🔎 Riesgo: inconsistencias y errores fiscales.
- ✅ Solución: limpiar y validar la base de datos antes de la migración.
4. No formar al equipo
- ❌ Error: creer que el ERP “se usa solo”.
- 🔎 Riesgo: bloqueos, errores humanos, resistencia interna.
- ✅ Solución: capacitar usuarios clave y ofrecer soporte continuado.
5. Elegir un ERP genérico no adaptado a España
- ❌ Error: contratar un ERP internacional sin soporte para VeriFactu.
- 🔎 Riesgo: facturas no válidas, incompatibilidad con la AEAT.
- ✅ Solución: elegir un ERP con soporte local y adaptación normativa española.
6. No calcular el coste total de propiedad
- ❌ Error: fijarse solo en el precio inicial.
- 🔎 Riesgo: costes ocultos en licencias, módulos extra o mantenimiento.
- ✅ Solución: evaluar el ROI completo del ERP (ahorro de tiempo, reducción de morosidad, menor dependencia de gestorías).
7. Ignorar la seguridad y el RGPD
- ❌ Error: usar sistemas que no garantizan cifrado ni copias de seguridad.
- 🔎 Riesgo: fugas de datos y sanciones por incumplir protección de datos.
- ✅ Solución: asegurarse de que el ERP cumple RGPD y estándares europeos de seguridad.
8. No prever la escalabilidad
- ❌ Error: elegir un sistema que no crece con la empresa.
- 🔎 Riesgo: tener que cambiar de ERP en pocos años.
- ✅ Solución: seleccionar un ERP modular que permita añadir usuarios y funcionalidades.
9. No probar antes de contratar
- ❌ Error: comprar solo con un folleto comercial.
- 🔎 Riesgo: incompatibilidad con procesos internos.
- ✅ Solución: exigir demo gratuita y prueba piloto antes de decidir.
10. Creer que la gestoría lo hará todo
- ❌ Error: delegar 100% en la gestoría.
- 🔎 Riesgo: pérdida de control sobre facturas y tesorería.
- ✅ Solución: combinar gestoría con un ERP en la nube integrado.
| Error | Riesgo | Solución |
|---|---|---|
| Esperar al último momento | Colapso y sanciones | Planificar con antelación |
| Confiar en Excel | Facturas no válidas | Usar ERP VeriFactu |
| No depurar datos | Errores fiscales | Validar antes de migrar |
| No formar al equipo | Errores humanos | Capacitación continua |
Conclusión
Los errores en la transición a VeriFactu no solo cuestan dinero: pueden poner en riesgo la validez legal de tus facturas.
La clave está en anticiparse, elegir un ERP adaptado a España y formar al equipo. Con Clientum, tu empresa cumple la normativa de forma automática, evita errores comunes y gana en eficiencia.